Le livret d’accueil du voyageur est le guide auquel se réfèrent les locataires d’une location saisonnière. Il doit contenir toutes les informations pratiques, aborder tous les sujets utiles et anticiper les problématiques potentiellement rencontrées par les occupants pour assurer un séjour agréable.

Les informations à connaître avant d’arriver

Dans la première partie, le voyageur doit trouver toutes les informations dont il a besoin pour préparer son séjour et rejoindre la location saisonnière.

Pour préparer le séjour

  • Les éléments à emmener, en particulier le linge de lit et de toilette, selon les options disponibles ou choisies. S’il est possible pour le locataire d’apporter ses propres draps, pensez à indiquer le nombre de lits et leurs dimensions. Si la destination propose des activités spécifiques et que les rangements intérieurs s’y prêtent, précisez également à vos occupants s’ils peuvent emmener leurs vélos, skis ou planches de surf, par exemple.
  • L’heure d’entrée dans les lieux le jour de la location.

Pour rejoindre le logement

  • L’adresse précise du logement, voire des coordonnées GPS. Intégrer un plan ou une capture d’écran Google Maps est un moyen simple pour aider les voyageurs à visualiser le lieu et l’accès.
  • Des indications sur l’itinéraire si besoin, en particulier dans des lieux isolés : moyens de transport disponibles, proximité des gares ou aéroports, horaires ou coordonnées des taxis…
  • Le ou les stationnements possibles, afin de simplifier l’arrivée et d’éviter tout conflit de voisinage. N’oubliez pas de le préciser si un stationnement temporaire est possible devant le logement le temps de décharger les bagages, ou au contraire impossible. Si le stationnement de deux-roues est prévu, indiquez-le également.
  • La méthode de remise des clés. En cas de remise des clés en personne, rappelez le nom et les coordonnées du contact sur place. En cas d’utilisation d’un boîtier type Lockbox, précisez où le trouver et par quel moyen les voyageurs ont reçu leur code.
Pour éviter d’entrer dans le vif du sujet sans préambule, n’oubliez pas la page de couverture. Placez-y une photo de la location saisonnière, son nom, éventuellement quelques mots pour en résumer les atouts ou même un message de bienvenue. Affichez également en bonne place les coordonnées de contact des référents en cas de question ou de problème, au début ou à la fin du livret selon vos préférences. Et d’un bout à l’autre, privilégiez une mise en page simple avec une typographie lisible, sans coquille ni faute.

Les informations à connaître sur place

Une fois sur place, les locataires ont besoin de disposer d’informations sur le logement et sur ce qui l’entoure pour organiser leur séjour.

Le logement

  • Le linge de maison et de toilette : indiquez-leur où les trouver si vous les fournissez, voire à quelle fréquence ils seront renouvelés.
  • L’électricité, le chauffage et l’eau : précisez ce qui est allumé à l’arrivée des voyageurs ou ce qu’ils doivent allumer eux-mêmes. Indiquez-leur où se situent les équipements utiles (disjoncteurs, radiateurs, vannes d’arrivée d’eau…). N’oubliez pas les équipements spécifiques comme les poêles et les cheminées en précisant où trouver le combustible.
  • Les moyens de communication : indiquez l’emplacement de la box internet et le code wifi, l’emplacement du téléphone fixe et le numéro si besoin.
  • Les équipements : machine à laver, lave-vaisselle, barbecue, four, télévision, lecteur DVD… Indiquez les équipements à disposition des locataires et leur fonctionnement ou l’emplacement du mode d’emploi si besoin. N’oubliez pas, là encore, les équipements spécifiques comme une piscine ou un spa. En cas de venue de prestataires chargés de leur entretien, informez-en les occupants.
  • Les rangements : précisez éventuellement à vos locataires où ranger leurs possessions si certains placards sont inaccessibles. Si des denrées alimentaires subsistent dans la cuisine, indiquez si elles sont à leur disposition ou s’ils doivent les remplacer en cas d’utilisation.
  • Les déchets : précisez les conditions de tri sélectif, les bacs à disposition et leur emplacement, ainsi que le jour de collecte des déchets s’ils doivent être sortis.
Pour chaque catégorie, posez-vous la question d’éventuels conseils ou restrictions et de la flexibilité des règles. Chaque propriétaire peut choisir le niveau de confiance ou de précautions qu’il souhaite instaurer, dans la mesure du raisonnable. Faites preuve de pédagogie et de clarté pour expliquer ce que les voyageurs peuvent faire ou non, mais précisez-le s’ils s’exposent à des frais en cas de manquement.

Autour de la location saisonnière

Fournissez des idées de loisirs qui illustrent votre connaissance des lieux, en privilégiant vos coups de cœur, des adresses méconnues ou des idées qui en se trouvent pas dans tous les guides. N’hésitez pas à suggérer des plats à tester ou des souvenirs à rapporter.

  • Les activités et attractions : sentiers de randonnée, pistes cyclables, plages, bases nautiques, espaces verts, activités sportives ou culturelles, monuments, musées, parcs d’attraction, jeux pour enfants…
  • Les commerces : où faire les courses, trouver des spécialités locales, acheter des souvenirs…
  • Les bars et restaurants : où boire un verre, déjeuner sur le pouce, déguster la gastronomie locale, sortir ou danser… ajoutez éventuellement des coordonnées.
  • Les transports : comment se déplacer autour de la location saisonnière, jusqu’à quelle heure et à quelle distance en bus, métro, vélo, voiture, tramway…
Certains choisissent d’indiquer les pharmacies et médecins de garde, les commerces ouverts le soir, les stations-service ou distributeurs automatiques à proximité, les numéros d’urgence… Le niveau de détail apporté varie en fonction du lieu et du temps à y consacrer, mais le livret peut s’enrichir au fil des locations et des questions des locataires.

Les informations à connaître avant de partir

Pour faciliter le départ des occupants et l’arrivée des suivants, rappelez à vos locataires ce qu’ils doivent prévoir.

  • L’heure maximale à laquelle ils doivent libérer les lieux.
  • Le ménage et le rangement, selon les conditions prévues : fermer les fenêtres, vider le lave-vaisselle ou l’égouttoir, le réfrigérateur ou les poubelles, retirer les draps, etc.
  • Le livre d’or : si vous avez prévu un livre d’or, pensez à le mentionner pour encourager les visiteurs à y livrer leurs impressions !
  • La remise des clés, dans le boîtier ou avec la personne en charge.
Une solution simple et pratique consiste à fournir aux locataires un pense-bête pour les aider à ne rien oublier avant de quitter la maison, afin d’éviter des frais supplémentaires pour eux comme pour les propriétaires.

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