Si les premières minutes de visite donnent le ton en immobilier, le principe est le même avec l’accueil en location saisonnière : entre chaleur et efficacité, soignez l’arrivée des voyageurs pour un séjour de qualité des deux côtés.

1. Choisissez votre méthode

Comment prévoyez-vous d’accueillir vos locataires ? De ce choix dépendront à la fois votre liste de choses à faire et les indications à donner aux voyageurs.

  • L’accueil personnalisé : une personne physique est présente à l’arrivée des locataires, qu’il s’agisse de vous-même ou d’un proche. L’accueil est plus humain, mais il implique proximité et disponibilité, avec moins de souplesse pour les voyageurs.
  • L’arrivée autonome : les voyageurs disposent d’une boîte à clés ou d’une serrure connectée, à ouvrir par un code. Ils sont totalement indépendants, les horaires sont flexibles, mais l’accueil est moins chaleureux.

2. Anticipez le nettoyage

C’est la base, et pourtant l’un des éléments les plus complexes à gérer lorsque les voyageurs s’enchaînent. À chaque nouvelle réservation confirmée, vérifiez que vous avez bloqué le créneau nécessaire au ménage : dans votre emploi du temps si vous le gérez vous-même, auprès de la société spécialisée si vous déléguez.

Dans ce cas, contrôlez bien la date et les horaires enregistrés par l’entreprise pour assurer la remise en état du logement dans les temps. Certaines envoient une confirmation après leur passage, un atout utile à la tranquillité d’esprit des gestionnaires. Sans quoi, vérifiez !

3. Facilitez l’accès

Votre objectif ? Que les voyageurs arrivent chez vous le plus facilement possible. Le choix de la méthode de remise des clés dépend de votre disponibilité et de vos relations avec les voyageurs, mais aussi de leurs besoins. Or si un rendez-vous en personne est chaleureux, il impose le respect d’un créneau horaire, parfois impossible en cas de difficultés de transport ou d’horaires atypiques.

Si vous le pouvez, prévoyez un système avec un code, qu’il s’agisse de votre mode d’accueil principal ou de dépannage. En revanche, testez le fonctionnement du code avant l’arrivée des locataires… et fournissez-leur un mode d’emploi détaillé avant leur arrivée.

  • Les boîtes à clés ou coffres à codes sont placés à l’extérieur du logement. Les voyageurs y récupèrent les clés à l’aide du code et les replacent à l’intérieur en partant. Elles sont peu onéreuses, mais pas inviolables, et il vous faudra venir changer le code très régulièrement.
  • Les serrures connectées remplacent totalement la clé et s’ouvrent à l’aide d’un code uniquement. Elles sont beaucoup plus chères, mais faciles à utiliser, modifiables à distance et très sécurisées.

4. Donnez des indications précises

Des informations claires et précises rassurent les voyageurs, évitent les erreurs et limitent le nombre de demandes de dernière minute ! Avant leur arrivée dans votre logement, assurez-vous de leur rappeler :

  • L’heure d’arrivée possible ;
  • L’heure de départ maximale ;
  • L’adresse de la location saisonnière ;
  • L’itinéraire et les indications utiles, en particulier si le logement est isolé ou difficile à trouver (coordonnées GPS, repère Google Maps, repères visuels, moyens d’accès…) ;
  • Les règles de stationnement : comment entrer dans le garage s’il y en a un, combien de voitures garer, où trouver un stationnement gratuit le cas échéant ;
  • La méthode d’accès : rendez-vous, emplacement et code de la boîte à clés ;
  • Les consignes de départ : remise des clés, ménage, rangement, etc ;
  • Votre nom et moyen de contact, ou ceux de la personne en charge ;
  • Les bases du règlement intérieur (non-fumeur, pas de fête, etc.)

5. Prévoyez un livret d’accueil

La bible du voyageur, c’est le livret d’accueil : il rassemble toutes les informations utiles aux locataires pour arriver, séjourner et repartir. Au minimum, ils doivent en disposer à l’intérieur du logement lors de leur entrée dans les lieux. De votre côté, vous pourrez y piocher pour envoyer les informations nécessaires à leur arrivée, puis celles précédant leur départ, puisque tout y est rassemblé.

6. Répondez vite et bien

On ne le répètera jamais assez, la réactivité est l’une des qualités les plus appréciées par les locataires. Lorsqu’une arrivée est prévue, gardez votre téléphone à portée de main : vous devez pouvoir réagir vite si vos voyageurs sont perdus, ne parviennent pas à trouver la boîte à clés ou à ouvrir la serrure. Et la logique vaut également pour les premières vingt-quatre heures sur place, afin de les renseigner s’ils ne trouvent pas les casseroles ou ne parviennent pas à faire fonctionner le micro-ondes.

Idéalement, soyez prêt à vous déplacer en cas d’urgence, ou prévoyez un contact disponible à proximité : un proche, un voisin ou un professionnel qui pourraient venir aider rapidement des voyageurs coincés devant la porte. Ce genre de cas n’arrive qu’une fois sur vingt, mais prévoir un plan de secours vaut toujours la peine.

7. Effectuez une visite de contrôle

Visitez les lieux avant chaque arrivée de voyageurs, ou déléguez la visite à une personne de confiance. Vous pourrez contrôler la qualité du ménage, les oublis éventuels, vérifier les appareils et interrupteurs, allumer les lumières, ouvrir les volets ou fermer les rideaux selon l’heure, arroser les plantes ou ramasser un papier oublié, sortir les draps ou remplacer une ampoule grillée… tout en vérifiant la présence du livret d’accueil des voyageurs bien en vue, pourquoi pas avec un petit cadeau de bienvenue !

Si vous accueillez vous-même les locataires, il vous suffit de venir plus tôt. En cas d’arrivée autonome, il vous faudra caler la visite entre la fin du ménage et l’heure d’arrivée prévue. La visite est chronophage, mais il s’agit de la méthode la plus efficace pour éviter les mauvaises surprises ou, parfois, se prémunir contre la mauvaise foi de certains voyageurs…

8. Préparez une checklist

Tout comme une check-list de fin de séjour peut faciliter le départ de vos locataires, une check-list d’arrivée peut faciliter la vie des propriétaires ! Dressez la liste des éléments à vérifier avant chaque nouvelle arrivée, divisée en fonction des délais : à faire deux semaines avant, deux jours avant, le jour J, etc. Par exemple…

Avant :

  • Le ménage est-il planifié ?
  • La méthode d’accès est-elle choisie et fonctionnelle ?
  • Avez-vous envoyé des informations aux voyageurs ?
  • Si vous les accueillez en personne, le rendez-vous est-il confirmé ?

Le jour de l’arrivée :

  • Tous les appareils fonctionnent-ils ? Chauffage, four, wifi, éclairages, etc…
  • Les lieux sont-ils propres et accueillants ?
  • Y a-t-il assez de draps, de serviettes, de papier toilette, torchons, liquide vaisselle etc, selon ce que vous fournissez ?
  • La clé ou le code fonctionnent-ils correctement ?

Si vous faites appel à une conciergerie ou à une agence spécialisée, celle-ci peut pratiquer l’accueil personnalisé ou l’arrivée autonome des voyageurs, mais vous décharge quoi qu’il arrive de sa gestion ! Attention tout de même, selon l’étendue des services souscrits, vous pouvez avoir à gérer l’organisation du ménage ou les échanges avec les locataires.