Vous aurez beau les avoir charmés à l’arrivée, le dernier souvenir des voyageurs sera celui de leur départ… et une mauvaise expérience peut gâcher tout le reste. Pour que vos locataires quittent les lieux sur une note positive sans pour autant vous en compliquer la gestion, organisez leur départ en amont, entre service personnalisé et efficacité optimale.

1. Choisissez votre méthode

En règle générale, la méthode de départ dépend de celle de l’arrivée : si vous avez accueilli les voyageurs en personne ou privilégié l’arrivée autonome avec un code, vous choisirez sans doute la même pour le départ. Rien ne vous empêche cependant de panacher les solutions pour vous adapter aux circonstances. Par exemple ? Si vos locataires ont rencontré quelques écueils, passer les voir en personne au moment du départ peut atténuer les mauvais points et leur laisser une impression positive. À l’inverse, s’ils prévoient de quitter les lieux en pleine nuit et même si vous les avez accueillis à l’arrivée, un départ autonome simplifiera l’organisation, pour eux comme pour vous !

2. Insistez sur les heures

C’est une information qui passe souvent à travers les mailles du filet : les voyageurs s’intéressent à l’heure à laquelle ils peuvent arriver, mais nombre d’entre eux organise son départ selon ses impératifs, sans toujours penser qu’un horaire leur est imposé. Le respect des heures de départ données est pourtant crucial pour les propriétaires, d’autant plus lorsque les locations s’enchaînent et que le ménage doit intervenir entre les deux.

  • Première étape, prévoyez une heure de départ cohérente, qui n’obligez pas les locataires à se lever aux aurores mais vous laisse le temps de planifier le ménage si d’autres arrivent le jour même. Par exemple, un départ vers 10 ou 11h pour une nouvelle arrivée vers 16 ou 17h.
  • Deuxième étape, martelez en douceur cette heure à vos voyageurs : mettez-la en évidence dans l’annonce, rappelez-la dans la confirmation, répétez-la dans le livret d’accueil puis quelques jours avant le départ, par message. Avec bienveillance et bonne humeur, bien sûr.

3. Organisez la récupération du bien

Si la remise des clés a lieu en personne, aucun problème, vous serez sur place. Si vous avez choisi le départ autonome via une boîte à clés ou une serrure connectée, en revanche, assurez-vous de leur avoir laissé des instructions claires et prévoyez de passer le plus rapidement possible sur les lieux.

Sur place, récupérez les clés s’il elles sont dans une boîte à clés, ou laissez-les pour l’équipe de ménage si besoin. Mais qu’il s’agisse d’une boîte ou d’une serrure, changez idéalement le code après chaque départ de voyageurs… et le cas échéant, pensez à communiquer le nouveau code au service de nettoyage.

4. Faites l’état de sortie des lieux

Autrement dit, effectuez une visite de contrôle après le départ des voyageurs. En cas de problème, vous devez pouvoir réagir rapidement. Vérifiez :

  • Qu’ils n’ont pas oublié d’effets personnels ;
  • Qu’ils ont respecté le règlement intérieur ;
  • Que tous les appareils fonctionnent ;
  • L’état du mobilier, la vaisselle, le linge de maison restitué ;
  • La propreté du logement ;
  • Contrôlez les stocks de fournitures pour réapprovisionner le logement su besoin.

5. Planifiez le ménage

Tout comme vous avez dû organiser le ménage avant l’arrivée des locataires, vous devez organiser le nettoyage entre leur départ et l’arrivée des suivants. Le créneau dont vous disposez dépend donc de la prochaine location, mais attention si vous faites appel aux services d’une entreprise : en saison, elles peuvent vite être surchargées, d’où l’intérêt de planifier. Dans ce cas, bloquez le créneau dès la confirmation de réservation. Et le principe vaut aussi si vous faites le ménage vous-même : il vous faudra prévoir le temps de nettoyage pour remettre le logement en état avant la prochaine arrivée. Sans oublier le changement de linge, si vous le fournissez.

N’oubliez pas, non plus, qu’un service de conciergerie peut gérer tout ou partie de l’accueil et du départ des voyageurs à votre place, depuis la récupération des clés jusqu’au ménage, en passant par l’état des lieux de sortie !

6. Complétez le livret d’accueil

On l’appelle livret d’accueil, mais il s’agit aussi d’un livret de départ. Ce guide préparé par vos soins à l’intention des voyageurs est le sésame de votre location saisonnière : vos visiteurs doivent y trouver tous les éléments utiles à leur séjour, ce qui inclut, aussi, comment préparer leur départ. Personnalisez la liste en fonction de votre location et surtout, adaptez-la ou affinez-la au fil du temps.

  • Demandez à vos locataires de laisser les lieux dans l’état où ils les ont trouvés : s’ils déplacent des meubles, ils doivent aussi les replacer.
  • Rappelez-leur de fermer les fenêtres et de verrouiller la porte, en précisant comment si besoin.
  • Conseillez-leur de faire un tour des pièces avant de partir pour éviter les oublis, y compris des placards, tiroirs, ou des prises murales sur lesquelles ils pourraient avoir laissé un chargeur.
  • Envisagez de laisser une liste sur laquelle ils peuvent noter les fournitures à réapprovisionner, celles que vous fournissez et qu’ils auraient utilisées. Vous gagnerez du temps !

Précisez-leur également :

  • L’heure de départ maximale ;
  • Les appareils électriques : faut-il les éteindre ? les débrancher ? lesquels ?
  • La cuisine : faut-il vider les placards ? le frigo ? lancer le lave-vaisselle ?
  • Les poubelles : faut-il les vider ? les rassembler ? les sortir et si oui, où ?
  • Le linge : faut-il retirer les draps ? rassembler le linge de maison sale ? si oui, où ?
  • La fermeture : faut-il fermer les volets ? verrouiller les fenêtres ? Où et comment laisser la clé ?

7. N’en demandez pas trop

Même avec de la bonne volonté, rares sont les locataires à rendre un bien en état d’être reloué sans nettoyage. Encore plus rares sont ceux à apprécier ou à respecter une « to-do list » pré-départ de trente lignes, empiétant sur leurs dernières heures de vacances. Pour éviter les frustrations des deux côtés, n’imaginez pas pouvoir faire l’impasse sur le ménage, et demandez à vos locataires d’effectuer les tâches nécessaires, pas plus !

Par exemple ? Demandez-leur de lancer le lave-vaisselle avant de partir, pas de le vider : ils devraient planifier le temps de lavage et ne rangeraient sans doute pas comme vous le voulez. De même, inutile de leur faire passer l’aspirateur avant l’arrivée de l’équipe de nettoyage. Mieux vaut une fois à fond que deux fois pour rien…

8. Soignez l’après-séjour

Lorsque vos voyageurs quittent la location, la dernière image qu’ils emportent est souvent celle des corvées de départ. Même en les limitant au maximum, ils restent sur le souvenir des pièces à vérifier, de la vaisselle à nettoyer, des poubelles à sortir, des clés à mettre en sécurité… La bonne idée ? Envoyez-leur un message personnalisé après le retour à la réalité. Remerciez-les pour leur intérêt, demandez leur avis sur le séjour et leurs remarques sur le logement, terminez par un mot gentil. Ils apprécieront l’attention, oublieront plus facilement les aspects pratiques et en bonus, vous pourriez y gagner des pistes pour vous améliorer.

Restez joignable !

Comme toujours, plus vous serez réactif, plus les locataires se sentiront accompagnés, plus les commentaires seront élogieux. Si le principe vaut pour tout le séjour, prévoyez de rester particulièrement disponible le jour de leur départ : eux ne perdront pas de temps en cas de question de dernière minute, et vous augmenterez vos chances de trouver les draps au bon endroit ou la porte correctement fermée.